Optimierung DMS
Dokumente effizient und einheitlich verwalten.
Ausgangslage
In der Nutzung des bestehenden Dokumentenmanagementsystems haben sich unterschiedliche Ablagestrukturen und Arbeitsweisen entwickelt. Dies erschwerte eine einheitliche und effiziente Nutzung des DMS im Arbeitsalltag.
Auftrag
Bold Moves wurde beauftragt, die Optimierung der bestehenden DMS-Anwendung und ihrer Nutzung zu leiten sowie die Umsetzung der definierten Massnahmen zu koordinieren.
Zielsetzung
Ziel war eine effizientere, einheitliche und nachhaltige DMS-Nutzung im Arbeitsalltag:
🎯 Effizientere Dokumentenablage und optimierte Arbeitsabläufe
🎯 Nachhaltige Sicherung und Vermittlung von Anwendungswissen
🎯 Klare Verantwortlichkeiten mit definierten Rollen und Standards
Bold Moves Ansatz
Bold Moves entwickelte gemeinsam mit den Fachbereichen das Zielbild für die zukünftige DMS-Nutzung, setzte die priorisierten Optimierungen um und verankerte die neuen Abläufe im Unternehmen:
Das Ergebnis
✅ Optimierte DMS-Nutzung
Effizientere Arbeitsabläufe und höhere Datenqualität durch einheitliche Ablagestrukturen, optimierte Prozesse und technische Anpassungen.
✅ Klare Verantwortlichkeiten
Verbindliche Standards für den langfristig effizienten Betrieb des DMS durch definierte Rollen und Berechtigungskonzepte.
✅ Nachhaltiges Wissensmanagement
Sichere Anwendung des DMS im Arbeitsalltag durch eine zentrale Wissensplattform, Video-Schulungen, E-Learnings und praxisnahe Anleitungen.
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