Das passende DMS finden
7 Lösungen und 5 Fragen für die Auswahl
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Auf einen Blick
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Anforderungen zuerst klären: Prozesse, Dokumentarten und Informationsflüsse bilden die Grundlage einer fundierten DMS-Auswahl.
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Lösungen unterscheiden sich im Ansatz: Das Spektrum reicht vom klassischen Dokumentenmanagement bis zur cloudbasierten Content- und Kollaborationsplattform.
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Integration früh konkretisieren: Das Zusammenspiel mit Immobilien-ERP, Finanzsystemen und weiteren Anwendungen ist ein zentrales Auswahlkriterium.
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Nutzung organisatorisch verankern: Dossierstrukturen, Rollen, Berechtigungen und Supportprozesse müssen klar definiert sein.
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Mitarbeitende gezielt befähigen: Schulungen und ein zugängliches Wissensmanagement unterstützen eine einheitliche Nutzung im Arbeitsalltag.
Auf einen Blick
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Anforderungen zuerst klären: Prozesse, Dokumentarten und Informationsflüsse bilden die Grundlage einer fundierten DMS-Auswahl.
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Lösungen unterscheiden sich im Ansatz: Das Spektrum reicht vom klassischen Dokumentenmanagement bis zur cloudbasierten Content- und Kollaborationsplattform.
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Integration früh konkretisieren: Das Zusammenspiel mit Immobilien-ERP, Finanzsystemen und weiteren Anwendungen ist ein zentrales Auswahlkriterium.
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Nutzung organisatorisch verankern: Dossierstrukturen, Rollen, Berechtigungen und Supportprozesse müssen klar definiert sein.
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Mitarbeitende gezielt befähigen: Schulungen und ein zugängliches Wissensmanagement unterstützen eine einheitliche Nutzung im Arbeitsalltag.
Ein Dokumentenmanagementsystem beeinflusst weit mehr als die digitale Ablage. Es bestimmt, wie Informationen gefunden, bearbeitet, freigegeben und archiviert werden und beeinflusst somit, wie reibungslos Mitarbeitende, Fachsysteme und externe Beteiligte zusammenspielen.
Entscheidend ist, welche Lösung zur Informationslogik, Systemlandschaft und Arbeitsweise des Unternehmens passt. Diese Übersicht stellt sieben DMS-Lösungen anhand dokumentierter Key Features vor und zeigt anhand von fünf Leitfragen, wie Immobilienunternehmen eine belastbare Entscheidungsgrundlage schaffen.
Aktualisiert am 14. September 2026
Was ist eigentlich ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmen dabei, digitale Dokumente strukturiert zu erfassen, abzulegen, zu bearbeiten und wiederzufinden. Je nach Lösung kommen Funktionen für Berechtigungen, Archivierung und automatisierte Workflows hinzu. In Immobilienunternehmen bildet ein DMS beispielsweise Objekt-, Mietenden-, Eigentümer-, Kreditoren- oder Projektdossiers digital ab.
7 DMS-Lösungen und 7 unterschiedliche Ansätze
Die folgenden Key Features basieren auf den offiziellen Produktinformationen der Hersteller und Anbieter. Ob eine Lösung zum Unternehmen passt, lässt sich erst im Zusammenspiel mit Prozessen, Daten, Schnittstellen und organisatorischen Anforderungen beurteilen.
Box
Box ist eine cloudbasierte Plattform für Content Management und Zusammenarbeit. Für die Immobilienbranche nennt der Anbieter unter anderem Verträge, Pläne, Gutachten, Wartungsprotokolle und Übergabeformulare als Anwendungsbereiche.
Key Features
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zentrale Verwaltung geschäftlicher Inhalte
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Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten
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automatisierte Freigabe- und Vertragsprozesse
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elektronische Signaturen mit Box Sign
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Integrationen, APIs und Metadatenfunktionen
Canon Therefore
Therefore ist eine Informationsmanagement-Plattform von Canon. Das System verbindet Dokumentenmanagement mit digitalen Formularen, Workflows und Auswertungen.
Key Features
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Erfassung und strukturierte Ablage von Dokumenten
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Suche, Versionierung und mobiler Zugriff
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konfigurierbare Workflows und digitale Formulare
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Case Management und Reporting
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Bereitstellung als Cloud- oder Serverlösung
deskOne
deskOne ist ein digitaler Arbeitsplatz der ABF Informatik AG. Die Lösung wird gemäss Anbieter vollständig in der Schweiz entwickelt und gehostet. Sie verbindet Dokumentenverwaltung mit Aufgaben, Kontakten und Prozesssteuerung.
Key Features
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strukturierte und zentrale Dokumentenablage
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Aufgaben- und Pendenzenmanagement
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Kunden-, Kontakt- und Adressverwaltung
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individuell konfigurierbare Workflows
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Cloud-, Private-Cloud- und On-Premise-Varianten
DocuWare
DocuWare verbindet Dokumentenmanagement mit Workflow-Automatisierung. Die Plattform ist als Cloud-, On-Premises- oder hybride Lösung verfügbar und lässt sich mit ERP-, CRM- und weiteren Geschäftsanwendungen verbinden.
Key Features
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Erfassung und Organisation von Dokumenten
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zentrale Archive und Volltextsuche
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Versionierung und regelbasierte Zugriffsrechte
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digitale Formulare und automatisierte Workflows
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Anbindung an ERP-, CRM- und Finanzsysteme
Faigle DMS
Faigle verbindet Dokumentenmanagement mit integrierten und automatisierten Prozessen. Das Angebot basiert unter anderem auf M-Files und umfasst neben der Plattform auch Konzeption, Integration und kundenspezifische Umsetzung.
Key Features
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Klassifikation von Dokumenten über Metadaten
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Volltextindexierung und zentrale Informationssuche
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individuelle und vorkonfigurierte Workflows
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Vertragsmanagement und digitale Baudossiers
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Integration und kundenspezifische Erweiterung
Hyland OnBase
OnBase ist eine konfigurierbare Content-Services-Plattform von Hyland. Sie kombiniert Content Management, Prozessautomatisierung und die Integration unterschiedlicher Geschäftsanwendungen.
Key Features
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Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen
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Dokumentenverwaltung inklusive Versionierung und Historie
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konfigurierbare Workflows und elektronische Formulare
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Case Management und Low-Code-Anwendungen
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Integrationen auf Prozess-, Bildschirm- und Datenebene
Kendox InfoShare
Kendox InfoShare ist eine DMS- und ECM-Plattform des Schweizer Softwareherstellers Kendox. Sie unterstützt die zentrale Verwaltung von Dokumenten, digitalen Akten und dokumentenbasierten Prozessen.
Key Features
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Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten
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konfigurierbare digitale Akten und Dossiers
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Prozessautomatisierung mit dem Process Manager
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Archivierung mit protokollierten und nachvollziehbaren Aktionen
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offene Web-API und Anbindungen an Fachanwendungen
Was muss vor der DMS-Auswahl geklärt sein?
Eine fundierte Auswahl beginnt bei den Informationsflüssen des Unternehmens. Diese fünf Fragen schaffen eine belastbare Grundlage:
1. Welche dokumentenbasierten Prozesse und Dossiers sollen verbessert werden?
Zu Beginn wird festgelegt, welche Prozesse im Fokus stehen. Konkrete Anwendungsfälle machen sichtbar, wo heute Medienbrüche, Doppelablagen oder unklare Zuständigkeiten bestehen. Das Ergebnis ist ein priorisierter Umfang mit einem klaren Zielbild.
2. Welches System führt die Objekt-, Vertrags- und Personendaten?
So lässt sich verhindern, dass Stammdaten mehrfach gepflegt oder Dokumente nach unterschiedlichen Logiken abgelegt werden. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Zuordnung von Daten, Dokumenten und führenden Systemen.
3. Wie müssen DMS, Immobilien-ERP und weitere Anwendungen zusammenspielen?
Schnittstellen sollten anhand durchgängiger Anwendungsfälle beschrieben werden. Diese Betrachtung zeigt, welche Integrationen tatsächlich notwendig sind und wie der Informationsfluss ohne zusätzliche manuelle Schritte funktioniert.
4. Welche Rollen und Berechtigungen gelten?
Die DMS-Auswahl muss fachliche Verantwortung und Informationssicherheit gemeinsam abbilden. Dazu gehören interne und externe Zugriffe, Freigaben, Stellvertretungen, Aufbewahrungsfristen und die kontrollierte Löschung von Dokumenten. Das Ergebnis ist ein Governance-Rahmen, der im System konfiguriert und im Unternehmen verantwortet werden kann.
5. Wie werden Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung organisiert?
Bereits während der Auswahl sollte geklärt sein, welche Dokumente übernommen werden, wie deren Qualität geprüft wird und mit welchen Anwendungsfällen ein Pilot startet. Ebenso wichtig sind Schulungsformate, Power User, Supportwege und Verantwortlichkeiten für die Weiterentwicklung. So wird aus dem Systementscheid ein realistischer Einführungsplan.
Auf dieser Basis lassen sich Lösungen anhand konkreter Anforderungen vergleichen. So entsteht eine Entscheidungsgrundlage, die neben der Technik auch Prozesse, Verantwortlichkeiten und die Anwendung im Arbeitsalltag berücksichtigt.
Bold-Moves-Einordnung
Ein DMS schafft nicht automatisch Ordnung. Damit Dokumente zuverlässig abgelegt, gefunden und bearbeitet werden können, braucht es zuerst eine klare Informationslogik.
Sind Prozesse und Verantwortlichkeiten klar definiert, können Dokumente effizient gefunden, bearbeitet und archiviert werden und das System wird im Alltag konsequent genutzt.
Wir bei Bold Moves betrachten ein DMS deshalb aus drei Perspektiven:
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Prozesse und System: Ablage, Suche, Bearbeitung, Archivierung und Schnittstellen folgen einem nachvollziehbaren Ablauf.
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Governance und Verantwortung: Klare Rollen, Berechtigungen, Power User und definierte Supportprozesse sichern den langfristigen Betrieb.
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Wissen und Befähigung: Praxisnahe Schulungen, verständliche Anleitungen und eine zentrale Wissensplattform unterstützen die Mitarbeitenden im Alltag.
Diese Aspekte sind nicht nur bei der Auswahl eines neuen Systems relevant. Auch ein bestehendes DMS lässt sich gezielt weiterentwickeln, wenn Prozesslogik, Wissenstransfer und Verantwortlichkeiten gemeinsam betrachtet werden.
Fazit
Die sieben Lösungen setzen unterschiedliche Schwerpunkte: vom klassischen Dokumentenmanagement bis zur kollaborativen Cloud-Plattform. Die beste Lösung ist jene, die sich sinnvoll mit dem Immobilien-ERP verbindet, regulatorische Anforderungen erfüllt und im Alltag konsequent genutzt wird.
Eine strukturierte DMS-Auswahl schafft Klarheit über Anforderungen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten. Wir unterstützen Immobilienunternehmen dabei, Lösungen neutral zu vergleichen und eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen, die auch im Arbeitsalltag überzeugt.
Du möchtest herausfinden, welches DMS zu deinem Unternehmen passt? In einem unverbindlichen Austausch strukturieren wir gemeinsam die Anforderungen und die nächsten sinnvollen Schritte.
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