KI im Immobilienunternehmen sicher einsetzen

Daten, Tools und klare Leitplanken

Auf einen Blick

Das konkrete Angebot prüfen: Consumer-, Business- und API-Versionen desselben Anbieters können unterschiedlichen Bedingungen unterliegen.
Daten vor der Eingabe klassifizieren: Personenbezogene, vertrauliche oder objektbezogene Informationen benötigen besondere Schutzmassnahmen.
Konfigurationen berücksichtigen: Websuche, Schnittstellen und weitere Zusatzfunktionen können verändern, wie Daten verarbeitet werden.
Verantwortlichkeiten festlegen: Freigaben, Kontrollen und Ansprechpersonen müssen im Unternehmen eindeutig geregelt sein.
Mitarbeitende befähigen: Verständliche Leitplanken und praxisnahe Schulungen machen eine sichere Nutzung im Arbeitsalltag möglich.

Auf einen Blick

Das konkrete Angebot prüfen: Consumer-, Business- und API-Versionen desselben Anbieters können unterschiedlichen Bedingungen unterliegen.
Daten vor der Eingabe klassifizieren: Personenbezogene, vertrauliche oder objektbezogene Informationen benötigen besondere Schutzmassnahmen.
Konfigurationen berücksichtigen: Websuche, Schnittstellen und weitere Zusatzfunktionen können verändern, wie Daten verarbeitet werden.
Verantwortlichkeiten festlegen: Freigaben, Kontrollen und Ansprechpersonen müssen im Unternehmen eindeutig geregelt sein.
Mitarbeitende befähigen: Verständliche Leitplanken und praxisnahe Schulungen machen eine sichere Nutzung im Arbeitsalltag möglich.

Der Markt für KI-Tools entwickelt sich laufend: Neue Produkte kommen hinzu, bestehende Lösungen erweitern ihre Funktionen, und selbst Angebote desselben Anbieters unterscheiden sich je nach Version und Vertragsmodell. Für Immobilienunternehmen wird es dadurch zur Herausforderung, den Überblick zu behalten und geeignete Tools zu identifizieren.

Gerade im Immobilienumfeld sollten Unternehmen prüfen, welche Daten mit einem KI-Tool verarbeitet werden dürfen und ob das gewählte Angebot die dafür notwendigen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllt. Bevor Mietenden- und Eigentümerdaten, Verträge, Bewertungen, Kalkulationen oder interne Entscheidungsgrundlagen mit einem KI-Tool verarbeitet werden, muss geklärt sein, ob das Tool für diese Daten geeignet ist und wie der Anbieter damit umgeht.

Dieser Beitrag zeigt, wie sich KI-Tools und Daten strukturiert prüfen und klare Leitplanken für den Einsatz im Unternehmen schaffen lassen.

Veröffentlicht am 15. Oktober 2026

Was bedeutet ein sicherer KI-Einsatz?

Ein sicherer KI-Einsatz verbindet einen klaren Anwendungsfall mit einem freigegebenen Tool, einem bewussten Umgang mit Daten und einer fachlichen Kontrolle der Ergebnisse.

Warum Datenschutz bereits bei der Eingabe beginnt

Wer Informationen eingibt oder Dateien hochlädt, übermittelt Daten an einen technischen Dienst. Vorab ist zu klären, was sie enthalten, wo sie verarbeitet werden und ob das Angebot dafür freigegeben ist.

In Immobilienunternehmen betrifft dies häufig Daten von Mietenden, Eigentümern, Käufern, Investoren oder Mitarbeitenden sowie Verträge, Bewertungen, Kalkulationen und objektspezifische Unterlagen. Solche Inhalte dürfen nicht ungeprüft in frei zugängliche KI-Tools gelangen.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) weist darauf hin, dass das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) auch auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Bei Datenbearbeitungen mit einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte verlangt das DSG eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Ob ein solches Risiko vorliegt, muss für den konkreten Anwendungsfall beurteilt werden. Quelle: EDÖB

Die Datenampel als Orientierung im Arbeitsalltag

Eine Datenampel bietet Mitarbeitenden eine einfache Orientierung für den Umgang mit Daten in KI-Anwendungen. Nach dem bekannten Ampelprinzip ordnet sie Informationen drei Kategorien zu: Grün steht für grundsätzlich unkritische Daten, Gelb für Daten, deren Verarbeitung vorab geprüft werden muss, und Rot für Daten, die nicht in nicht freigegebenen KI-Tools verarbeitet werden dürfen.

Damit übersetzt die Datenampel rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben in eine verständliche Entscheidungshilfe für den Arbeitsalltag. Sie ermöglicht eine erste Einschätzung, ersetzt jedoch weder eine rechtliche Prüfung noch die erforderliche interne Freigabe.

🔴 Rot - nicht in öffentliche KI-Tools eingeben

Personendaten, Verträge, Kalkulationen, Bewertungen, Konditionen und andere vertrauliche Unterlagen dürfen nicht in frei zugängliche KI-Tools eingegeben werden.

🟡 Gelb - zuerst prüfen und bereinigen

Interne Texte ohne Personen- oder Objektbezug sowie bereinigte Entwürfe dürfen erst nach Prüfung, Bereinigung und gemäss interner Freigabe verwendet werden.

🟢 Grün - für freigegebene Anwendungen geeignet

Veröffentlichte Inhalte, allgemeine Fachfragen und Vorlagen ohne reale Unternehmens-, Personen- oder Objektdaten eignen sich grundsätzlich für freigegebene KI-Anwendungen.

Im Zweifel gilt die strengere Einstufung.

Was bei der Auswahl eines KI-Tools geprüft werden sollte

Datenschutz, Vertragsbedingungen und der Umgang mit eingegebenen Daten unterscheiden sich je nach Anbieter und Produktversion. Selbst Angebote für Privatpersonen, Unternehmensversionen und Schnittstellenlösungen (API) desselben Anbieters können unterschiedlichen Bedingungen unterliegen.

Die VISCHER-Übersicht veranschaulicht diese Unterschiede anhand verschiedener KI-Angebote. Vor der Freigabe eines KI-Tools sollte deshalb immer die konkret vorgesehene Version geprüft werden.

Die folgenden fünf Fragen helfen dabei, die wichtigsten Aspekte strukturiert zu beurteilen:

Ist die konkrete Produktversion für den Einsatz im Unternehmen vorgesehen?
Wo und durch wen werden die eingegebenen Daten verarbeitet?
Werden Eingaben für das Training oder andere Zwecke des Anbieters verwendet?
Welche Datenschutzeinstellungen sind erforderlich?
Welche zusätzlichen Datenflüsse entstehen durch Websuche, Erweiterungen oder Schnittstellen?

Da sich Angebote und Bedingungen laufend verändern, sollten Freigaben in definierten Abständen überprüft werden.

In fünf Schritten zu praxistauglichen KI-Leitplanken

Damit KI im Unternehmen sicher und sinnvoll eingesetzt werden kann, braucht es klare Leitplanken.

Anwendungsfälle, Daten, Tools und Verantwortlichkeiten müssen aufeinander abgestimmt und die daraus entstehenden Regeln für Mitarbeitende verständlich sein.

Die folgenden fünf Schritte zeigen, wie sich praxistaugliche Leitplanken für einen sicheren Einsatz von KI im Unternehmen entwickeln lassen:

1. Anwendungsfälle und Datenflüsse erfassen

Festhalten, wofür KI eingesetzt werden soll und welche Daten bei den jeweiligen Anwendungen verarbeitet werden.

2. Daten klassifizieren

Unterscheiden, welche Informationen öffentlich, intern, personenbezogen oder vertraulich sind, und für jede Kategorie verbindliche Regeln definieren.

3. KI-Tools prüfen und freigeben

Beurteilen, ob die konkrete Produktversion, die Vertrags- und Datenschutzbestimmungen, mögliche Zusatzfunktionen sowie die erforderlichen Einstellungen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

4. Verantwortlichkeiten und Kontrollen definieren

Festlegen, wer KI-Tools freigibt, Ergebnisse fachlich prüft, Rückfragen beantwortet und bei möglichen Vorfällen zuständig ist.

5. Mitarbeitende schulen und Leitplanken weiterentwickeln

Vermitteln, welche Anwendungen und Daten zulässig sind, Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag aufnehmen und die Leitplanken regelmässig weiterentwickeln.

Einordnung Bold Moves

Ein sicherer und wirkungsvoller KI-Einsatz ist eine Organisationsaufgabe. Technologie, Daten, Prozesse, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten müssen gemeinsam betrachtet werden.

Wir unterstützen Immobilienunternehmen dabei, Anwendungsfälle zu strukturieren, Tools und Datenflüsse einzuordnen und verständliche Leitplanken zu entwickeln. Gemeinsam mit den Fachbereichen übersetzen wir diese in praxistaugliche Prozesse, Rollen und Schulungsformate.

Klare Leitplanken schaffen dabei nicht nur Sicherheit. Sie bilden auch die Grundlage, um KI-Anwendungsfälle nach Nutzen, Machbarkeit und Voraussetzungen zu priorisieren.

Aus der Praxis

Wie wir gemeinsam mit einer Geschäftsleitung KI-Use-Cases mit messbarem Mehrwert identifizieren, nach Nutzen, Machbarkeit und Voraussetzungen priorisieren und in eine klare Umsetzungsroadmap überführen, zeigt unser Referenzprojekt «KI Potenzial-Workshop».

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Fazit

KI wird im Arbeitsalltag häufig früher eingesetzt, als Unternehmen vermuten. Fehlt ein freigegebenes KI-Tool, greifen Mitarbeitende für einzelne Aufgaben möglicherweise selbstständig auf frei verfügbare Angebote zurück. Welche Daten dabei eingegeben, wie diese verarbeitet und wofür sie durch den Anbieter verwendet werden, bleibt für das Unternehmen oft unsichtbar.

Ein sicherer KI-Einsatz beginnt deshalb mit klaren Rahmenbedingungen. Freigegebene Tools, verständliche Regeln für unterschiedliche Datenarten und praxisnahe Schulungen schaffen Orientierung und ermöglichen es Mitarbeitenden, KI verantwortungsvoll einzusetzen.

Du möchtest herausfinden, wie KI in deinem Unternehmen sicher eingesetzt werden kann? In einem unverbindlichen Austausch strukturieren wir gemeinsam die relevanten Daten und die nächsten sinnvollen Schritte.

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