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Auf einen Blick
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Ablagestrukturen vereinheitlichen: Eine einheitliche Struktur verbessert die Auffindbarkeit und unterstützt die Zusammenarbeit.
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Standards schaffen: Einheitliche Dossiers, Metadaten und Ablageregeln verbessern die Auffindbarkeit und Datenqualität.
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Prozesse mitdenken: Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte zeigen, wo Workflows oder Schnittstellen weiterentwickelt werden können.
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Wissen zugänglich machen: Schulungen, Hilfestellungen und eine zentrale Wissensplattform unterstützen eine einheitliche Nutzung.
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Verantwortung verankern: Rollen, Berechtigungen und Supportprozesse schaffen die Grundlage für eine nachhaltige DMS-Nutzung.
Bestehendes DMS optimieren
5 Anzeichen für Handlungsbedarf
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Auf einen Blick
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Ablagestrukturen vereinheitlichen: Eine einheitliche Struktur verbessert die Auffindbarkeit und unterstützt die Zusammenarbeit.
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Standards schaffen: Einheitliche Dossiers, Metadaten und Ablageregeln verbessern die Auffindbarkeit und Datenqualität.
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Prozesse mitdenken: Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte zeigen, wo Workflows oder Schnittstellen weiterentwickelt werden können.
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Wissen zugänglich machen: Schulungen, Hilfestellungen und eine zentrale Wissensplattform unterstützen eine einheitliche Nutzung.
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Verantwortung verankern: Rollen, Berechtigungen und Supportprozesse schaffen die Grundlage für eine nachhaltige DMS-Nutzung.
Ein DMS kann technisch funktionieren und den Arbeitsalltag trotzdem erschweren. Mit der Zeit entstehen unterschiedliche Ablagestrukturen, individuelle Arbeitsweisen und manuelle Umgehungslösungen. Dokumente sind zwar digital vorhanden, lassen sich aber nicht zuverlässig finden oder effizient bearbeiten.
Gerade in Immobilienunternehmen betrifft das geschäftskritische Informationen: von Mietverträgen und Rechnungen bis zu Abnahmeprotokollen, Eigentümerunterlagen und Korrespondenzen. Diese fünf Anzeichen zeigen, wann es sinnvoll ist, die Nutzung eines bestehenden DMS gezielt zu optimieren.
Aktualisiert am 14. September 2026
Was bedeutet DMS-Optimierung?
Bei einer DMS-Optimierung wird kein neues System evaluiert. Im Zentrum steht die Frage, wie sich eine bestehende Lösung besser nutzen lässt. Dazu werden Ablagestrukturen, Prozesse, Schnittstellen, Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und der Wissensstand der Mitarbeitenden gemeinsam betrachtet.
Fünf Anzeichen, dass das bestehende DMS optimiert werden sollte
1. Dokumente werden ausserhalb des DMS abgelegt
Parallelablagen zeigen, dass das bestehende DMS nicht durchgängig genutzt wird. Relevante Unterlagen befinden sich zusätzlich auf Netzlaufwerken, in Microsoft Teams, in persönlichen Ordnern oder in E-Mail-Postfächern.
Dafür kann es unterschiedliche Gründe geben: Die Ablagestruktur ist zu kompliziert, benötigte Dokumentarten fehlen oder Mitarbeitende kennen den vorgesehenen Prozess nicht. Bevor technische Anpassungen erfolgen, sollte deshalb geklärt werden, weshalb die Umgehungslösungen entstehen.
2. Abteilungen und Teams nutzen unterschiedliche Strukturen
Wenn Dokumente je nach Team, Mandat oder Person unterschiedlich abgelegt werden, fehlt ein gemeinsamer Standard. Dies betrifft beispielsweise Dossierstrukturen, Bezeichnungen, Metadaten oder die Zuordnung zu Liegenschaften und Verträgen.
Unterschiedliche Arbeitsweisen erschweren Stellvertretungen, die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und die Übergabe von Aufgaben. Eine Optimierung schafft eine verständliche Informationslogik, die im gesamten Unternehmen anwendbar ist.
3. Freigaben und Zuständigkeiten sind nicht transparent
Wenn Freigaben per E-Mail, Zuruf oder Papierumlauf erfolgen, fehlt die Übersicht über den Prozess. Bei Kreditorenrechnungen, Verträgen oder Investitionsanträgen bleibt dann häufig offen, wer als Nächstes handeln muss.
Ein DMS kann Dokumente automatisch den zuständigen Personen zuweisen, Fristen überwachen und Bearbeitungsschritte protokollieren. Wirkung entsteht jedoch nur, wenn der zugrunde liegende Prozess und die Verantwortlichkeiten vorher geklärt wurden.
4. Stellvertretungen und Mandatswechsel verursachen hohen Aufwand
Eine gute Dokumentenstruktur funktioniert unabhängig davon, wer gerade für ein Mandat verantwortlich ist. Müssen Unterlagen bei Ferienvertretungen, Personalwechseln oder der Übergabe einer Liegenschaft manuell zusammengesucht werden, ist Wissen zu stark an einzelne Personen gebunden.
Für Mandatswechsel braucht es vollständige, verständlich strukturierte und übertragbare Daten. Der SVIT-Leitfaden zum Datenhandling beim Mandatswechsel zeigt, wie wichtig gemeinsame Standards für eine effiziente Übergabe sind.
5. Aufbewahrung, Zugriffe und Löschung sind nicht geregelt
Dokumente unbegrenzt zu speichern ist weder eine Ablagestrategie noch automatisch rechtssicher. Unternehmen müssen festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf, wie lange diese benötigt werden und wann sie gelöscht werden.
Das Schweizer Datenschutzrecht verlangt, Datenschutz bereits bei der Planung von Anwendungen und Prozessen zu berücksichtigen. Der EDÖB bezeichnet dies als Privacy by Design und Privacy by Default. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege gelten zudem spezifische Anforderungen: Sie müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden und während dieser Zeit lesbar sowie überprüfbar bleiben. Das erläutert das KMU-Portal des Bundes.
So lässt sich ein bestehendes DMS methodisch optimieren
Eine wirkungsvolle DMS-Optimierung verbindet System, Prozesse und Menschen. Das Vorgehen lässt sich in vier Schritte gliedern.
1. Bestehende Nutzung analysieren
Zu Beginn werden relevante Nutzungsszenarien, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufe aufgenommen. Interviews, Prozessanalysen und konkrete Anwendungsfälle machen sichtbar, wo Schwierigkeiten, Medienbrüche und Optimierungspotenziale bestehen.
Auf dieser Grundlage entsteht ein gemeinsames Zielbild: Wie sollen Dokumente künftig abgelegt, gefunden, bearbeitet und archiviert werden?
2. Handlungsfelder strukturieren und priorisieren
Die erkannten Themen werden entlang von drei Perspektiven geordnet:
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Prozesse und System: Ablagelogik, Metadaten, Suche, Workflows und Schnittstellen
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Wissen und Befähigung: Schulungsbedarf, Anleitungen und Wissensplattform
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Governance und Verantwortung: Rollen, Berechtigungen, Standards und Support
Nicht jede Anpassung muss gleichzeitig erfolgen. Eine klare Priorisierung schafft gezielte Schritte mit spürbarer Wirkung im Arbeitsalltag.
3. Massnahmen schrittweise umsetzen
Die priorisierten Massnahmen werden in überschaubaren Etappen umgesetzt. Dazu können technische Anpassungen, optimierte Dossierstrukturen, neue Schulungsformate oder klar definierte Supportprozesse gehören.
Die Mitarbeitenden werden früh einbezogen und anhand konkreter Arbeitssituationen befähigt. So bleiben neue Standards nicht auf dem Papier, sondern werden im Alltag anwendbar.
4. Nutzung nachhaltig verankern
Eine DMS-Optimierung endet nicht mit der technischen Umsetzung. Ein Governance-Handbuch, definierte Power User, aktuelle Hilfestellungen und eine zentrale Wissensplattform schaffen die Grundlage für eine einheitliche Anwendung und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Bold-Moves-Einordnung: Dokumente folgen Prozessen
Ein DMS entfaltet erst Wirkung, wenn es zu den Prozessen passt, sich in die Systemlandschaft einfügt und im operativen Alltag konsequent genutzt wird.
Wir verbinden deshalb die technische Optimierung mit Prozessarbeit, Befähigung und Governance. Von der Analyse der bestehenden Nutzung über das Zielbild bis zur Umsetzung sorgen wir dafür, dass Verbesserungen im Arbeitsalltag ankommen und langfristig tragen.
Fazit
Eine unübersichtliche Dokumentenablage ist selten nur ein technisches Problem. Sie zeigt, dass Informationsflüsse, Verantwortlichkeiten oder Prozesse nicht durchgängig geregelt sind.
Eine strukturierte DMS-Optimierung setzt genau dort an. Sie schafft klare Abläufe, verbessert die Auffindbarkeit und unterstützt Mitarbeitende dabei, das bestehende System im Arbeitsalltag wirkungsvoll zu nutzen.
Du möchtest herausfinden, wo deine Dokumentenprozesse heute stehen? In einem unverbindlichen Austausch strukturieren wir gemeinsam den Handlungsbedarf und die nächsten sinnvollen Schritte.
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